1月の法定調書・給与支払報告書の業務手順

このページは、毎年1月31日が期限となる源泉徴収票・給与支払報告書・支払調書・法定調書合計表の作成と提出を、12月の準備から時系列でまとめた手順書である。各書類の説明は源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表のページを参照。

※令和8年分（令和9年1月に提出するもの）を前提に記載している。令和9年1月から「源泉徴収票のみなし提出」が始まり、手順が前年までと変わる。

要点

1月31日までに、従業員へ源泉徴収票、市区町村へ給与支払報告書、税務署へ支払調書と合計表を出す。
令和9年1月からは、給与支払報告書を市区町村に出せば、税務署への源泉徴収票の提出は不要になる。
税理士・デザイナーへの報酬（年5万円超）や、個人の家主への家賃（年15万円超）がある会社は、その支払調書も必要。12月のうちに年間の支払額を集計しておく。

全体の流れ

ステップ	時期の目安	主な作業	提出先・交付先
1. 準備	12月	対象者・支払先の洗い出し、マイナンバー等の確認、提出方法の判定	―
2. 源泉徴収票	年末調整の確定後〜1月中旬	年末調整の結果から源泉徴収票を作成	―
3. 給与支払報告書	1月中旬〜1月31日	市区町村ごとに総括表と個人別明細書を作成・提出	従業員の住所地の市区町村
4. 支払調書	1月中旬	報酬・不動産の使用料などの支払調書を作成	―
5. 合計表	1月下旬	税務署に出す法定調書の合計を集計	―
6. 税務署への提出	1月31日まで	支払調書と合計表を提出	会社の所轄税務署
7. 本人への交付	1月31日まで	従業員に源泉徴収票を交付	従業員

例：この会社では何を出すか

前提：従業員10人（住所は3つの市区町村）、令和8年中に退職した人が1人（支払額40万円）、個人の税理士に顧問料（年36万円）、個人のデザイナーにデザイン料（年20万円）、事務所を個人の家主から借りている（家賃年120万円）

書類	枚数・提出先	理由
源泉徴収票（本人交付用）	11枚 → 従業員10人と退職者1人に交付	給与を支払った全員に交付する（退職者には退職後1か月以内）
給与支払報告書	3つの市区町村に、それぞれ総括表＋個人別明細書	従業員の1月1日時点の住所地ごと。退職者は支払額が30万円を超えるので、退職時の住所地の市区町村にも提出
源泉徴収票（税務署提出用）	不要	給与支払報告書を出せば、税務署に提出したものとみなされる
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書	2枚 → 税務署	税理士・デザイナーとも年5万円超
不動産の使用料等の支払調書	1枚 → 税務署	個人の家主に年15万円超
法定調書合計表	1枚 → 税務署	支払調書を提出するため必要（給与所得の源泉徴収票の欄は記載不要）

この会社の枚数は少ないため、書面での提出もできる。ただし、eLTAX（市区町村）とe-Tax（税務署）を使えば、郵送の手間を省ける。

STEP 1 12月のうちに準備する

従業員の一覧を作る：令和8年中に給与を支払った人（在籍者と退職者）と、それぞれの1月1日時点の住所（退職者は退職時の住所）を確認する。年末調整で回収した扶養控除等申告書の住所と照らし合わせる。
外注先・家主の一覧を作る：会計ソフトなどから、個人・法人への報酬、家賃・権利金・更新料の年間の支払額を相手ごとに集計する。
番号を確認する：支払調書に記載する相手のマイナンバー（個人）または法人番号（法人）がそろっているか確認する。足りなければ12月中に依頼する。
提出方法を決める：前々年（令和7年）に提出すべきだった法定調書の枚数が、種類ごとに30枚以上なら電子提出が義務になる。義務がなくても、eLTAX・e-Taxを使うかどうかを決め、利用の準備（利用者IDなど）をしておく。

STEP 2 源泉徴収票を作る

年末調整が終わったら、その結果をもとに源泉徴収票を作成する（給与計算ソフトでは通常、自動で作成される）。
年末調整の対象外の人（年の途中で退職した人、給与が2,000万円を超える人、乙欄の人など）の分も作成する。
本人交付用にはマイナンバーを記載しない。
令和9年1月からは税務署提出用の源泉徴収票は作らなくてよい（給与支払報告書でみなし提出になるため）。

STEP 3 給与支払報告書を作って提出する

従業員を1月1日時点の住所地の市区町村ごとに分ける。
市区町村ごとに、総括表1枚と、従業員ごとの個人別明細書を作る。
前年の途中で退職した人のうち、その年の支払額が30万円を超える人の分も、退職時の住所地の市区町村に提出する。
eLTAX、光ディスク等、書面のいずれかで、1月31日までに提出する。eLTAXなら、複数の市区町村への提出を一度にまとめて行える。

提出した給与支払報告書をもとに、5月に住民税の特別徴収税額が通知され、6月から給与天引きが始まる。

STEP 4 支払調書を作る

支払調書	作成する相手（同じ相手への年間の支払合計）
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書	士業（弁護士・税理士・社会保険労務士など）、デザイン・原稿・講演などの報酬が5万円超。支払先が法人でも対象
不動産の使用料等の支払調書	個人の家主への家賃などが15万円超。法人の家主の場合は、権利金・礼金・更新料などを払ったときのみ
退職所得の源泉徴収票	退職金を支払ったすべての人（令和8年1月1日以後の支払分）

金額は原則として消費税込みで判定する（消費税額が明確に区分されていれば税抜きで判定してよい）。
税務署提出用には、相手のマイナンバーまたは法人番号を記載する。相手に写しを渡す場合は、マイナンバーを記載しない。

STEP 5 法定調書合計表を作る

税務署に提出する法定調書の種類ごとに、人数と支払金額の合計を記載する。
令和9年1月からは、給与所得の源泉徴収票を税務署に提出しない場合、合計表のその欄は記載しなくてよい。
税務署に提出する法定調書が給与所得の源泉徴収票しかない会社は、合計表自体が不要になる。

STEP 6 税務署に提出する

支払調書と合計表を、1月31日までに会社の所轄税務署に提出する。
方法は、e-Tax、認定クラウド等、光ディスク等、書面のいずれか（電子提出の義務がある場合は書面は不可）。
書面で提出する場合は、令和8年8月に変わった最新の税務署提出用様式を使う。

STEP 7 本人に交付する

すべての従業員に、1月31日までに源泉徴収票を交付する。年の途中で退職した人には、退職後1か月以内に交付する（すでに交付済みであればよい）。
本人の承諾があれば、電子データで交付できる。本人から求められたら書面で交付する。

チェックリスト

☐ 令和8年中に給与を支払った全員（退職者を含む）の源泉徴収票を作成した
☐ 本人交付用にマイナンバーを記載していない
☐ 給与支払報告書の提出先を、会社の所在地ではなく従業員の住所地で分けた
☐ 年の途中の退職者のうち、支払額30万円超の人の給与支払報告書を出した
☐ 報酬の支払先ごとに年間の支払額を集計し、5万円超の相手を漏れなく拾った
☐ 個人の家主への家賃（年15万円超）の支払調書を作成した
☐ 支払調書に相手のマイナンバー・法人番号を記載した
☐ 合計表の人数・金額が、提出する支払調書の合計と一致している
☐ 書面で出す場合、最新の様式を使っている

よくあるつまずき

外注先のマイナンバーが集まらない：1月に入ってから依頼すると間に合わないことが多い。外注先には契約時に依頼し、遅くとも12月には確認する。
提出先の市区町村の間違い：引っ越した従業員の住所を更新していないと、提出先を誤る。年末調整の扶養控除等申告書で最新の住所を確認する。
退職者の漏れ：在籍者の一覧だけで作業すると、年の途中で退職した人の源泉徴収票や給与支払報告書が漏れる。
法人への報酬を対象外と思い込む：法人への報酬でも、提出範囲に当たれば支払調書が必要である。
「みなし提出」で全部不要と思い込む：不要になるのは税務署提出用の給与所得の源泉徴収票（と、それしかない場合の合計表）だけである。

出典

国税庁「源泉徴収票のみなし提出の特例特設ページ」
国税庁「源泉徴収票（給与所得・公的年金等）のみなし提出の特例に関するQ&A」（令和8年4月、PDF）
国税庁タックスアンサー「No.7411」「No.7421」「No.7431」「No.7441」「No.7455」
国税庁「F1-1 給与所得の源泉徴収票（同合計表）」
「所得税法」（第225条・第226条）、「地方税法」（第317条の6）（e-Gov法令検索）
地方税共同機構「給与支払報告書、給与所得者異動届出書を提出するには」
横浜市「個人の市民税特別徴収に関すること」